Untuk dapat menyelenggarakan sebuah acara besar dengan sukses dan hasil yang maksimal, penyelenggara jasa event organizer perlu melewati banyak tahapan, mulai dari perumusan konsep hingga eksekusi dii hari pelaksanaan. Berikut ini adalah cara kerja event organizer.
1. Perumusan Konsep
Hal pertama yang perlu dilakukan sebagai tim event organizer adalah melakukan diskusi untuk merumuskan konsep. Adapun beberapa yang harus didiskusikan adalah penamaan acara, tema, lokasi, anggaran, teknis pelaksanaan, sumber pendanaan, sumber daya yang dibutuhkan, hingga keuntungan yang akan didapatkan.
2. Teknis Acara
Selanjutnya tim harus merumuskan teknis acara berdasarkan konsep yang telah dibuat untuk memastikan berbagai kebutuhan sudah terpenuhi. Tahapan yang kedua ini, tim mulai menyusun rundown kasar sebagai gambaran pelaksanaan acara.
3. Menyusun Anggaran
Dengan menyusun anggaran, maka Anda akan mengetahui kisaran biaya yang dibutuhkan. Terdapat beberapa kelompok anggaran serta pengeluaran yang perlu dicatat, seperti administrasi dan penyuratan, perlengkapan dan dekorasi, panggung dan sound system, konsumsi, akomodasi dan transportasi, publikasi dan dokumentasi, lokasi, dan lainnya. Penyusunan anggaran bertujuan untuk memudahkan Anda dalam memonitor kebutuhan acara.
4. Pembagian Tugas
Tahapan yang satu ini tidak ditemukan dalam jasa event organizer yang besar karena mereka biasanya sudah terbagi menjadi beberapa divisi. Akan tetapi, biasanya event organizer yang baru merintis mempunyai tim yang tidak banyak. Jadi, diperlukan pembagian tugas yang tepat berdasarkan kemampuan masing-masing.
5. Pendanaan
Apalagi konsep acara sudah disusun dengan matang, maka selanjutnya adalah menentukan sumber pedanaan pada pelaksanaan acara tersebut. Terdapat beberapa sumber pendanaan yang biasa digunakan dalam event organizer, seperti dana pribadi, dana dari donator, kerja sama sponsorship, dan lainnya.
6. Persiapan
Tim event organizer membutuhkan waktu persiapan satu tahun hingga tiga tahun sebelum penyelenggaraan acara. Selama persiapan tersebut, masing-masing divisi akan diberikan deadline yang harus terlaksana. Dengan timeline yang sudah dibuat sebelumnya, maka setiap tim dapat melakukan pekerjaan secara lebih terorganisir hingga hari pelaksanaan.
7. Pelaksanaan
Hari pelaksanaan menjadi tahap terakhir yang dilakukan oleh sebuah event organizer. Berhasil atau tidaknya suatu acara ditentukan pada tahap ini. Oleh karena itu, diperlukan analisis situasi yang tepat jika terjadi hal-hal di luar rencana ketika di lapangan.
Kami menyediakan jasa penyelenggaraan suatu event-event perusahaan dari A-Z yang unik dan menarik yang didukung oleh desain, konsep menarik dan tim berpengalaman. Bentuk kegiatan yang dapat kami selenggarakan, meliputi :
